别再冤枉PPT了

　　我接下来要做一件鲁莽的事情，那就是反驳露西•凯拉韦(Lucy Kellaway)。不久前，这位商业蠢行大无畏的观察者做的有点过了：她呼吁禁止使用PPT。

　　这位控诉者的理由很简单：许多PPT报告非常糟糕。这确实不假，但它并不能成为呼吁颁布禁令的理由。好工具被错误的人使用会产生可怕的结果，所有见过我组装置物架的人都可以作证。禁止使用螺丝刀并非解决问题的方法。

　　PPT同样如此。它是一件平淡无奇的实用工具，经常被不当地使用。它并非最雅致的工具，但如果最终的作品拙劣难看， 那要怪也要怪“工匠”。人们借助PPT做的许多糟糕的报告，不用PPT还是同样糟糕。听一个紧张的演讲者即兴发表漫无边际的讲话，认知感完全崩溃，难道会 更好吗?还是在黑暗中观看一个制作专业但毫无意义的影片会更享受?许多读者会记得PPT诞生前的企业生活。那并不是失落的伊甸园。

　　PPT并非世界上最棒的软件。长期以来，它的内置模板一直丑陋难看，剪贴画俗不可耐，动画引人发笑。就好像铁了心要让自己名副其实一样，它会无缘无 故地往文本里加入用于列举的项目符号。这样一来，原本应该很简单的文本对齐工作就变得复杂起来。(我仍在使用2003版的PPT。你完全可以把我这篇专栏 当成是一个托儿的夸夸其谈。

　　尽管存在这种种缺点，但PPT有两个任务完成得不错。它可以让演讲者迅速罗列出演讲要点，制作出显示图片与图表的幻灯片。而当人们将这两个功能混为一谈时，问题就来了。

　　大概记下演讲要点以辅助记忆没什么错。PPT在这方面的作用不亚于其它任何一种工具，尤其是如果你字写得像我一样烂的话。对于绝大多数演讲者，这种演讲要点比其它方法更可取，比如背诵、现场即兴发挥或将整篇演讲稿写出，然后呆头呆脑地照本宣科。

　　问题在于，不知道出于什么原因，许多演讲者决定将他们的演讲要点投射到墙面上，而不是将它们打印成明信片大小，粘贴到3×5英寸的卡片上。我经常会借助PPT列出我的演讲要点。但我更喜欢将这些幻灯片留给自己看。

　　PPT的第二大用途是将视觉辅助内容投射到屏幕上。在这点上它做得非常好——而且过去那种老掉牙的剪贴画如今已几乎消失不见。现在，人们从呆伯特(Dilbert)那里“借”漫画，从网络上抓照片。效果通常让人足够满意。

　　如果人们学习一点关于字体的东西，那就更好了;再者，如果他们了解到按字母“B”键，屏幕可短暂清空，那就好上加好了。但我们不能苛求完美。

　　露西还持认同态度地提及了杰出信息设计师爱德华•塔夫特(Edward Tufte)对PPT的著名谴责。塔夫特教授反对PPT出于下面两个理由：一个是“无止境的序列，一张该死的幻灯片跟着一张该死的幻灯片 ”;一个是演讲者与“受众”之间非对称的关系。

　　这很奇怪，因为塔夫特没有坦承他实际上反对的是公开演讲本身。有什么比演讲具有更无止无尽的序列呢?一个该死的词跟着另一个该死的词。如果你讨厌演讲这个想法，没关系。但你必须照实说。

　　不用花费多少力气就能大大提高多数人PPT报告的质量——比提高企业官腔质量所需的功夫要少得多。那又为何要呼吁颁布禁令呢?

　　真正的问题要让人忧心的多。在公司中，我们会被要求阅读不会写作的人写的乏味文章，观看既没天赋也没接受过培训的人表演。出于某些理由，这些外行比大多数作家与演员的薪酬都高。所有这些都让人感到沮丧，但我们不能将其归咎于PPT。

　　在结束这篇文章前，我必须正视在我看来PPT存在的一个最严重的问题：那就是“自动内容向导”功能——如果你无法自己罗列演讲要点，这个功能可以引 导你完成这个工作。《纽约客》(The New Yorker)曾经报道过，自动内容向导的命名就是个笑话，“完全是对其目标客户的嘲讽”。推出该功能的想法本身就已经非常致命，但真正可怕的是，它是为 了满足某种需求才被创造出来的。

　　幸运的是，这一需求可能也已经自动消失：2007版的PPT已经去除了自动生成内容的功能。